最終更新日

年賀状作成・暑中見舞(Word・Excel)

2002年のお正月も年賀状作成は、はがき宛名印刷 (ワードへのExcelの住所録差し込み印刷)でやりましたが、ややこしくて、しばらく試行錯誤して、ようやく思い出しましたが、来年のために、作成過程そのものについてまとめてみました。例は全て年賀状ですが、暑中見舞も同様にできると思います。

2003年には、メインマシーンをWin2000からXPに変え、ワードも2002になった関係で、なにかあるのではないかと危惧していたら、それが的中しててしまい、最初は、少々面食らいましたが、昨年までの経験が活きてなんとかなりました。はがきの宛名印刷を、2000と2002に分けて記述しました。

2004年は、このページがものをいって、Word2002で問題なくできると楽観していたところ、2-1-7 に書いたようなことが起こり、最初は見当がつかなかったが、試行錯誤しているうちに解決しました。それを2-1-7を追記するとともに、Word2000を中心にしていたものを2002中心にと変更しました。

また、Excelで郵便番号変換をして住所録を作成する過程もあわせて掲載し、最後に、私の年賀状の例をいくつかあげました。

2 はがき宛名印刷

1 Word2002の場合

［ツール］メニューの［はがきと差し込み印刷］- [はがき印刷] とすると「あて名面の作成」と「文面の作成」を選択できる画面があらわれる。前者を選択すると、はがき宛名印刷ウィザード が起動する。

[注1] 差し込み印刷は簡単！(文書編）によると、「［ツール］メニューの［はがきと差し込み印刷］が「出ない場合は、［表示］－［ツールバー］で、作業ウィンドウをクリックしてチェックを入れよう」とあった。

[注2] 「ファイル」メニューの「新規作成」とすると、作業ウィンドウというのが右側に出る。その中の「新しい文書」-「テンプレートから新規作成」の下にある「はがき宛名印刷」をクリックしても、はがき宛名印刷ウィザードが起動する。
印刷するはがきの種類をクリックし、[次へ] をクリック。後は画面に表示される質問に答えていく。

差出人住所を入力する。

「差し込み印刷を指定する」の画面では「他の住所録ファイルを差し込む」として、参照ボタンを利用して、エクセルで作った住所録ファイルのありかを指定する。

「はがき宛名印刷ウィザード」を完了すると、あらわれる画面は、下図のようになり、[表の選択] という画面が出る。普通は、Sheet1$ に、住所録があるだろうから、それを選択。

すると、下記の画面が出る。この下には、最初のレコードの住所、名前を表示したワードの葉書画面があらわれる

最初のレコードの宛て名などがおかしい場合には、特に必要だが、そうでなくとも、ツールバーの[データ]-[フィールドの一致]で、氏名、住所、郵便番号などをエクセルのタイトル情報と一致させる。そのままでは、アパート名などを住所2にしている場合、そこには選択肢がなく、オプションの住所2を選び、一致させる必要がある。(2004年、それに気づかず、家族分も含めて、400通出したうち、1通戻ってきてしまった。)

最初のレコードと一致した葉書画面に変われば、通常のワープロ感覚でマウスを操作して、位置や文字サイズを微調整して、この状態を保存しておく。差出人情報の入った形でありいつでも使える。デフォルトの保存情報も、Japanese Postcard Wizard.docとなっている。
Word2000 にあった「差し込み」というボタンがなくなって、かわりにできたようにみえる 印刷ボタン を選択し「新規文書へ差し込み」を選択する。すると、Word2000の画面を簡潔にしたような下記の画面が出るので、最初と最後のレコードを指定すると、ハガキ宛名の連続印刷ができる。

再び、ワードの葉書画面があらわれるが(レター1)、最初のレコードに指定した住所、名前になるので、安心して[ファイル]－[印刷]として、用紙をハガキ、用紙種類も普通ハガキかインクジェットかにより指定を変え、印刷開始する。この画面は保存する意味がない。

追記

1　はがき印刷ウィザードは、実際にはVBAで書かれているマクロなので、ウィルス対策でこれを無効にしているときは、一時的に設定を変える。

2　住所を縦書きで印刷するとき、住所が例えば、「諏訪３－２」とすると、全角ハイフン（－）が「｜」のように変換されない。「諏訪３の２」とするのがよいが、横書きで「諏訪3-2」としても、まぁ許されるだろう。私は葉書文面に意味があるのであって、宛て名面には少々乱れがあっても、相手に届けばよいと思っている。

3　どういうわけか、2000でできていた連名がまったく印刷されなくなった。あるいはバグ?

2 Word2007の場合

2009/11に、Windows7を購入したが、パソコン・ビデオレコーダのトラブルと新製品の3 に書いたように、Excel2007に以前のデータがうまく読めないという問題があったためとExcel2007,Word2007とも、外観ががらりと変わり、いかにも使いにくそうに見えたので、Word2002もインストールして、それを使うつもりでいた。年賀状作成で、[はがき宛名刷]でエラーが出たので、やむなく、Word2007で挑戦したら、意外にも、すんなりいった。Word2002の場合」の 1～4まではほほ同じ、5のメニューが見かけ上、がらりとかわっただけであった。

「差しこみ文書」ー「差しこみ印刷の開始」ー差しこみ印刷ウィザードにしたがうと、8と同じような印刷開始と終了番号を入力する画面が出る。次に述べるWord2000と2002とは、かなり変わって、とまどった記憶が強烈にあったので、意外に簡単に思った。当然のことであるが。

3 Word2000の場合

[ツール] メニューの [はがき宛名印刷] をクリックして、はがき宛名印刷ウィザードが起動。
印刷するはがきの種類、差出人住所の入力は、Word2002と同じだが、差し込み印刷の指定には注意を要する。Word2002とは異なる画面である。
「既存の住所データファイルを差し込む」にチェック。

「データファイルを開く」というダイアログボックスが出るので、ファイルの種類をExcelとして、既存の住所録データを開く。

「はがき宛名印刷ウィザード」を完了した後の画面もWord2002とは異なる。
「無効な差し込みフィールド」が出る。役職など不要なら、そのフィールドを削除し、住所1、住所2　名前、連名を選択してそれぞれ、OKとする。

最初のレコードの住所、名前を表示したワードの葉書画面があらわれる(文書2になっている)。選択した項目だけが表示されているはず。(失敗している項目があるなら、ツールバー左側の「宛名の入力」で修正できる)。
　Word2002同様、通常のワープロ感覚でマウスを操作して、位置や文字サイズを微調整した後、この状態を保存しておく。

ツールバー右側の「差し込み(M)」ボタンをクリックする。「差し込み」画面があらわれるので、最初と最後のレコードを指定して、「差し込み」ボタンをクリックする。これで、住所録の順番どおりにハガキ宛名の連続印刷が可能になる。

追記

マイクロソフトのホームページ、 [WD2000] はがき宛名印刷ウィザードに関する Q&Aと、詳しいのがあったのだが、2003年暮れには、惜しいことにリンクが切れていた。

3 郵便番号変換ウィザード(Excel 2000,2002,2007)

7桁の郵便番号から住所データを作成することができる変換ウィザードは、Excel97まではCD-ROMに、ValuePackというのがありその中にあったのですが、マイクロソフトのホームページからダウンロードするようになったようです。「ダウンロードセンター　から、製品名をEXCEL、郵便番号で検索して見ました。

「郵便番号変換ウィザード」があります。

上記ダウンロードセンターから、製品名はすべてで、郵便番号辞書でも検索してみましょう。「Officeアップデート: 郵便番号辞書 (2003年11月版)は、毎年更新されています。

郵便番号変換ウィザードには、手順もあって、要旨は「インストール後、Excel 2000(2002,2003) を起動、[ツール] メニューの [アドイン] をクリックし、[郵便番号変換ウィザード] チェックボックスをオンにして [OK] をクリックする。」これで準備完了です。

Excelに、郵便番号をいくつか縦に打ち込んで、それを全て選択しておいて、[ツール] - [ウィザード] - [郵便番号変換] として、郵便番号変換ウィザードを起動。

住所を出力するセルを選択し、次へ。

コメントとして出力するを選択して次へ。すると、町名まて変換されています。

2002年暮れには、上記でできたことが、2003年暮れにはできなくなっていた。[ツール] - [ウィザード] で、 [郵便番号変換] が出てこない。郵便番号辞書の更新をしたら、できるようになったが、windows update で状況が変わったためかもしれない。

2 Excel2007の場合

2009年に、Windows7 にした。以下は、パソコン・ビデオレコーダのトラブルと新製品の3 に書いたことであるが、郵便番号変換ということで、まとめておく。

郵便番号変換がどこにあるか分からなかった。タイトルバーというのか、一番上段に、上書き保存とやり直しのボタンがあることをやっと見つけたが、まだなにかありそうである。しかし、青色の半透明の背景色が邪魔してよくわからない。 コントロールパネルーデスクトップのカスタマイズー個人設定ー「ウィンドウグラス色の変化」 というのをやっと見つけて、最も白色に近いものを選んだ。

すると、タイトルバーに選択肢(クィックアクセスツールバーのカスタマイズ)があり、そこにはたとえば、「開く」ボタンを追加できる。その他のコマンドー左側、エクセルのオプションに「アドイン」があり、「郵便番号変換ウィザード」があることをやっとつきとめた。郵便番号辞書をインストールして、ようやく、Excel2007のメニューバーに、アドインが現れ、ウィザードー郵便番号変換ができるようになった。

[2010/7/20追記]
　半年たって、郵便番号変換を再び使おうとしたところ、「アドイン」はすぐ分かったが「郵便番号変換ウィザード」がどこに出るのか、なかなか、分からなかった。「アドイン」をクリックすると、メニュー画面直下の左側に出ていることにようやく気づいた。いままでなら、「アドイン」の直下に出る、よほどその方が分かりやすいと思うのだが。[追記終わり]

4 はがき文面印刷と私の年賀状

XP Word2002の場合は、2-1-1に書いたように、「あて名面の作成」と「文面の作成」を選択できる画面がでたところで、後者を選択すればよい。

Word2000では、はがき文面印刷ウィザード(Word2000)があります。しかし、普通に文章と写真だけでいいなら、それを入れる必要はなさそうです。Wordを起動し、「ファイル」－「ページ設定」－「用紙サイズ」－「ハガキ」として大丈夫でした。

私の場合は、はがき文面にしておいて、普通に年賀状用の文章を作り、「挿入」－「図」－「ファイル」として、デジカメかスキャナでとりこんだ写真を入れて、いっちょう上がりです。定型的文面は性にあわないので、一切省略です。

2010年賀状	2008年年賀状

2004年年賀状	2003年年賀状

2002年年賀状	2001年年賀状

2000年年賀状	1999年年賀状

表の作成は面倒と、TABLEタグは使わなかったのですが、ここでは、いろいろ試して遊んでしまいました。最近は、写真を並べて説明をつけるなど、多用しています。一つ作れば、あとはコピー-貼り付けでいいですから。

私はずぼら者、虚礼もきらいと、30年近くも年賀状は出さず、上司からいただいてもお礼状も出さない徹底ぶりでした。郵便番号が７桁になったとき、Excelで町名まで簡単に変換してくれることを知り、また、ワードに写真を入れるのも簡単だということで、やっと、人並みに賀状を出すことにしました。1999年には買ったばかりのデジカメでとった枯れ桜の写真で何枚かだしたものです。

1999年は、住所録そのものの確保にも苦労したし、もらった方はどういう風の吹き回しかと、びっくりしたことでしょう。「天網恢恢疎にして漏らさず」がなぜか気に入って、毎年のように使っています。